Việc thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh gắn dự án đầu tư được thực hiện với trình tự, thủ tục như thế nào? Sau đây DU & PARTNERS LAW FIRM sẽ hướng dẫn Quý Khách Hàng.

Thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh gắn với dự án đầu tư (Ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý:

1. Khái quát về việc thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh gắn với dự án đầu tư

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Như vậy, nhà đầu tư nước ngoài muốn thành lập các văn phòng đại diện để thực hiện chức năng, nhiệm vụ uỷ quyền các hoạt động bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp thì phải thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam.

Chi nhánh được hiểu là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp. Như vậy, nhà đầu tư nước ngoài muốn thành lập các chi nhánh để phát triển hoạt động kinh doanh thì phải thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam.

Việc thành lập doanh nghiệp của nhà đầu tư nước ngoài không chỉ đơn thuần là thực hiện đăng ký thành lập doanh nghiệp, mà trước đó phải thực hiện thủ tục xin cấp giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

Căn cứ theo điểm c khoản 1 Điều 22 Luật Đầu tư 2020, trước khi thành lập tổ chức kinh tế thì nhà đầu tư nước ngoài có dự án đầu tư và thực hiện xin giấy giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với dự án này.

Nhìn chung, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam không phải là doanh nghiệp nước ngoài nên việc thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh sẽ tuân theo thủ tục quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020.

2. Thành lập văn phòng đại diện
2.1. Thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là Ban quản lý) thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

2.2. Thời hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh

Thời hạn: 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn, được cấp lại bằng thời hạn của Giấy phép đã được cấp trước đó và được gia hạn.

2.3. Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Hồ sơ 01 bộ bao gồm:

  • Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
    • Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài (phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Namphải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam);
    • Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện (phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam);
    • Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất (phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam);
    • Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam);
    • Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

– Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

– Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.

2.4. Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Bước 1: Nộp 01 bộ hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh.

Bước 2: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ bị từ chối cấp: Phòng đăng ký kinh doanh từ chối cấp ciấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.

2.5. Thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Khi thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, căn cứ theo Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP thương nhân nước ngoài cần lưu ý các điều kiện được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện như sau:

  • Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
    • Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
    • Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
    • Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
    • Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Sau khi đáp ứng đủ điều kiện trên, thương nhân nước ngoài nộp 01 bộ hồ sơ đến Sở Công thương nơi đặt văn phòng đại diện. Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp phép sẽ cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

3. Thành lập chi nhánh gắn với dự án đầu tư
3.1. Thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh

Bộ Công Thương thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Chi nhánh và chấm dứt hoạt động của Chi nhánh trong trường hợp việc thành lập Chi nhánh chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

3.2. Thành phần hồ sơ mở chi nhánh gần với dự án đầu tư

Hồ sơ 01 bộ bao gồm:

  • Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
  • Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài (phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Namphải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam);
  • Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Chi nhánh (phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam);
  • Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất (phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam);
  • Bản sao Điều lệ hoạt động của Chi nhánh;
  • Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Chi nhánh (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Chi nhánh là người nước ngoài phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam);
  • Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Chi nhánh bao gồm:

– Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Chi nhánh;

– Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Chi nhánh theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.

3.3. Trình tự, thủ tục cấp giấy phép thành lập Chi nhánh

Bước 1: Nộp 01 bộ hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh.

Bước 2: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ bị từ chối cấp: Phòng đăng ký kinh doanh từ chối cấp ciấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.

3.4. Thành lập chi nhánh của thương nhân nước ngoài

Trong trường hợp muốn tiết kiệm thời gian, thương nhân nước ngoài có thể lựa chọn thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Đối với thủ tục này, thương nhất nước ngoài không phải mất thời gian thực hiện thủ tục cấp giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và sau đó là thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động của chi nhánh.

Khi thành lập chi nhánh tại Việt Nam, căn cứ theo Điều 8 Nghị định 07/2016/NĐ-CP thương nhân nước ngoài cần lưu ý các điều kiện sau:

  •  Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
  •  Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 05 năm kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
  •  Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
  •  Nội dung hoạt động của Chi nhánh phải phù hợp với cam kết mở cửa thị trường của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và phù hợp với ngành nghề kinh doanh của thương nhân nước ngoài;
  •  Trường hợp nội dung hoạt động của Chi nhánh không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Chi nhánh phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.

Sau khi đáp ứng đủ điều kiện trên, thương nhân nước ngoài nộp 01 bộ hồ sơ đến Sở Công thương nơi đặt chi nhánh. Trong vòng 07 ngày để từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp phép sẽ cấp Giấy phép hoạt động chi nhánh cho thương nhân nước ngoài. Tùy thuộc vào mục đích, nhu cầu, chiến lược kinh doanh mà nhà đầu tư nước ngoài nên cân nhắc lựa chọn cho mình một thủ tục phù hợp nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí.

Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của DU & PARTNERS LAW FIRM. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng liên hệ với chúng tôi ngay.

THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY LUẬT TNHH DU VÀ CỘNG SỰ (DU & PARTNERS LAW FIRM)
Địa chỉ: số 132, đường Nguyễn Đệ, P. An Thới, Q. Bình Thủy, TP. Cần Thơ.
Email: duandpartners@gmail.com.
Website: https://duandpartners.com/
Hotline: 02923 767 768

* Đánh giá bài viết